Défis identifiés

Plusieurs défis ont été identifiés pendant cette refonte :

• Faire un vrai état des lieux des fonctionnalités existantes sur GESCOM et Admin. Les deux plateformes partageaient certaines fonctions, parfois en doublon, parfois en conflit, donc il a fallu tout poser à plat.
• Fusionner techniquement les données pour centraliser l’ensemble dans un seul et même système. Ça a été un vrai travail de fond pour tout rassembler de façon cohérente.
• Définir des codes et interactions communs sur ce nouveau système. Il y a énormément de données affichées, donc il fallait une manière unifiée – ou au moins la plus constante possible – de les traiter, de les afficher, de les modifier ou d’en ajouter.
• Préserver les anciens usages. On est sur des outils historiques, qui ont évolué de façon organique depuis 15 à 20 ans. Il fallait garder certains repères dans l’UX pour que les utilisateurs habitués ne soient pas trop perdus en arrivant sur la nouvelle plateforme, et qu’ils puissent la prendre en main rapidement, sans avoir l’impression de devoir tout réapprendre.

Démarche

Pour bien mener cette mission, on a fait le choix d’une démarche sur le long terme, étalée sur plusieurs semaines :

• Premio, des entretiens utilisateurs a partir de la donnée cernée dans les entretiens de cadrage. L’idée, c’était vraiment de prendre le temps de comprendre en profondeur les usages de chaque profil d’utilisateur sur la plateforme.
• Secundo, des maquettes basses fidélité en wireframe pour mettre a plat tous les parcours utilisateur, avec en moyenne deux a trois parcours par fonctionnalité
• Tertio, des maquettes hi-fi appuyée par les nouveaux codes visuels et basés sur la bibliothèque de composants définie avec les équipes d’Ampersand avec pour objectif d’avoir quelque chose de beaucoup plus moderne et intemporel
• Enfin, des tests utilisateurs finaux sur maquettes pour s’assurer une dernière fois que les flows sont fonctionnels avec la refonte !

Entretiens utilisateur

On avait affaire à des profils très différents : d’un côté, des experts ultra pointus sur un domaine bien spécifique des anciennes plateformes ; de l’autre, des utilisateurs avec une vision beaucoup plus globale, souvent à dominante administrative — certains faisaient même partie des concepteurs de l’outil d’origine. Forcément, entre ceux qui utilisaient une toute petite partie du produit et ceux qui en connaissaient les moindres recoins, il y avait un vrai fossé.

Du coup, on a commencé par une première phase de recettage pour cartographier toutes les fonctionnalités existantes. Ensuite, on a enchaîné avec une série d’entretiens utilisateurs poussés, ciblés selon les différents profils : l’objectifs étant de comprendre profondément leurs usages : Pourquoi ils utilisaient tel outil ? Comment et à quelle fréquence ? Dans quel contexte ? Afin de capter au mieux l’essence même de leur utilisation, et réussir à la retranscrire dans les outils refondus pour garder les réfléxes d’utilisation dans cette nouvelle version.

Wireframes

La deuxième grande étape, ça a été bien sûr la phase de wireframing. On a posé tout le système en "fil de fer", en modélisant les différents parcours utilisateurs de manière structurée. Pour chaque fonctionnalité — on en avait quatre principales, plus quelques fonctionnalités annexes — on avait identifié en moyenne deux à trois parcours utilisateurs.

Il fallait s’assurer que chaque parcours soit clair, cohérent et surtout utilisable, sans zones d’ombre ni cas limites laissés de côté. Cette phase nous a permis de vraiment poser les fondations du nouveau système, en définissant ce qui allait structurer l’expérience à venir.

Bibliothèque de composants

La troisième grande phase a été celle du design UI. C’est à ce moment-là qu’on a défini tous les codes visuels, en construisant une vraie librairie de composants — un design system conçu main dans la main avec les équipes d’Ampersand.

Ce qui ressortait très clairement des entretiens utilisateurs, c’était un sentiment de manque de modernité. Il y avait une vraie envie de quelque chose de plus épuré, de plus frais. Les utilisateurs voulaient que la donnée redevienne centrale, qu’elle soit lisible, accessible, sans être noyée dans un flot d’éléments visuels inutiles ou datés.

Avec cette librairie, notre objectif était de proposer un style beaucoup plus clair, calme et respirant. On a visé une esthétique moderne, mais aussi intemporelle : des gris, du blanc, des touches de bleu bien dosées, des dégradés subtils — le tout pensé pour mettre en valeur la donnée, sans jamais la masquer. Les composants ont été conçus pour être simples, lisibles, avec des détails soignés : micro-interactions, effets de survol discrets, transitions douces… Et surtout, une interface modulaire, capable de s’adapter à chaque état du système, pour une expérience toujours fluide.

Tests finaux

Enfin, la dernière phase qu’on a menée, c’était une nouvelle série de tests utilisateurs — cette fois sur des maquettes haute fidélité, construites à partir de notre bibliothèque de composants et de l’UI Kit que nous avions conçu avec l’équipe.

L’idée, c’était de remettre les personnes interrogées lors des premiers entretiens dans leur contexte réel d’usage, mais cette fois dans la peau de leur « eux » du futur. On leur a donc demandé de réaliser leurs tâches habituelles sur les maquettes de la nouvelle interface, pour observer si leurs réflexes étaient conservés, si les automatismes issus de l’ancienne plateforme étaient toujours là — et surtout, si on avait réussi à les faire gagner en efficacité.

On voulait aussi tester les flows : est-ce qu’ils sont plus rapides ? Plus clairs ? Mieux alignés avec leurs usages quotidiens ? Et là-dessus, le retour a été très net. Les utilisateurs gagnaient du temps, le nombre de clics était réduit, et tous les ajouts ergonomiques de type "quality of life" ont été immédiatement compris et adoptés — sans même qu'on ait besoin d'intervenir ou d'expliquer.

Visuellement aussi, ça a fait mouche : la donnée est bien plus lisible, mieux structurée, plus digeste. Ce qui est intéressant, c’est que cette plus-value a été perçue autant par des profils très historiques — certains utilisaient l’ancien outil depuis 5 ou 6 ans — que par des utilisateurs plus récents, parfois encore en phase de prise en main. Chez ces derniers, la nouvelle interface faisait clairement écho aux outils plus modernes auxquels ils sont habitués. En bref, cette refonte collait bien mieux à leurs repères actuels.

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Conclusion

Cette refonte UX-UI pour Ampersand illustre parfaitement la manière dont une approche centrée sur l’utilisateur peut réconcilier héritage et modernité. En fusionnant deux outils historiques sans rompre avec les usages établis, nous avons permis aux équipes de retrouver une expérience unifiée, lisible et durable — tout en valorisant la richesse fonctionnelle existante.Le nouveau CRM offre aujourd’hui une interface claire, cohérente et performante, pensée pour évoluer avec les besoins des utilisateurs et les futures ambitions d’Ampersand. Une transformation en profondeur, au service de l’efficacité métier et du plaisir d’usage.