L’objectif de cette mission

En tant que product designer chez Movinmotion, j’ai été chargée de conduire un projet DesignOps, avec une mission de centraliser toutes les ressources existantes liées aux études utilisateurs.

Pour y parvenir, j’ai initié une démarche en deux étapes :

• La création d’un MVP (Minimum Viable Product) pour structurer et tester rapidement une première version de solution du répertoire.
• Une phase de recherche afin de mieux comprendre les besoins des équipes et d’identifier les attentes clés et leur organisation interne.

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Qu’est ce que c’est un répertoire UX ?

Un répertoire de recherche utilisateur est un espace centralisé où sont stockés les artefacts et résultats des études utilisateurs, facilitant leur consultation par l’ensemble de l’organisation. Il présente plusieurs avantages clés : accès rapide à l’information, suivi des apprentissages dans le temps et optimisation des efforts pour réutiliser certaines ressources.

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La phase convergence

Approche archéologique

J’ai commencé à centraliser les ressources existantes et à réaliser un véritable travail d’archéologie et d’analyse du contenu. Sur la base de ma compréhension des documents, j’ai commencé à esquisser une solution potentielle intermédiaire, en réfléchissant aux filtres et catégories qui pourraient structurer efficacement les ressources.

En réalisant cet étape, j’ai pu identifier environ 140 ressources provenant de quatre produits différents, couvrant divers types de contenus :

• Enregistrements vidéo des interviews,
• Étude de marché et analyse concurrentielle,
• Synthèse et rapport des questionnaires quantitatives,
• Des ateliers de proto-personas pour différentes typologies d’utilisateurs,
• Les besoins fonctionnels et opportunités business,
• User flows des différents produits, accompagnés d’analyses mettant en lumière les audits ergonomiques,
• Les interviews réalisées en internes pour la refonte.

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Le MVP : ressources centralisées sur Excel

Entretiens exploratoires avec les équipes clés

En parallèle, j’ai mené des entretiens exploratoires avec :

• 4 Product Managers,
• 2 membres de l’équipe Support,
• 1 collaborateur du pôle Commercial.

L’objectif était d’analyser leurs pratiques, processus et rituels de communication, tout en identifiant les points forts dans leur collaboration.

Le résultat ? Les entretiens m’ont permis de :

• Schématiser le processus de Discovery, en mettant en évidence les interactions et les échanges entre les différentes équipes.
• Identifier deux points de friction organisationnels, notamment sur le rôle des Product Designers au sein du flux de travail.

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Le schéma discovery sur Miro

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Le premier constat, tout au long de la phase de Discovery, les retours clients collectés par les équipes Sales et Support sont transmis aux product managers. Cependant, ces retours sont ajoutés au backlog (Il s'agit d'une liste priorisée de toutes améliorations à réaliser) et ces retours sont classés sans avoir une réelle hiérarchisation, car les priorités sont principalement définies selon des critères réglementaires ou en fonction de la structure des clients.

Le deuxième constat, il s'agit des ressources réalisées sur la connaissance utilisateur restent souvent dispersés et non centralisés. Ce constat est d’autant plus important puisque les recherches sont menées par différentes personnes, sans garantie de compétence homogène ni d’uniformisation méthodologique.

Dans l’organisation actuelle de Movinmotion, les designers récoltent les informations auprès des Product Managers, mais ne sont pas en contact avec les autres équipes, ce qui limite leur compréhension des besoins réels ainsi que leur contribution à la collecte des besoins.

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Finalement, bien que ces deux sujets soient liés, concentrons-nous d’abord sur la problématique du répertoire.

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La phase divergence

1. Test d’usabilité de ce répertoire

J’ai organisé un test d’usabilité pour évaluer la solution MVP auprès des Product Managers (PMs) et des designers. J’ai préparé un test asynchrone via Google Forms, permettant aux participants d’interroger sur :

• Évaluer la navigation, la compréhension et la pertinence des filtres à travers un véritable cas d’étude en phase de Discovery en cours.
• Donner la possibilité de partager des retours d’expérience qualitatifs et recueillir leurs attentes ainsi que les besoins non satisfaits par ce MVP.

À l’issue de cette phase, j’ai restitué les résultats à l’équipe produit, mettant en avant les besoins soulevés et les enseignements clés du test :

• Absence de catégorisation claire : L'absence d'un système de catégorisation par fonctionnalité ou sujet ralentit l'accès aux ressources pertinentes, rendant la recherche longue et laborieuse. De plus, la diversité des ressources rend difficile la garantie de la fiabilité et de la finalité des ressources collectées.
• Problème d’archivage : L’absence d’un archivage régulier complique les recherches. Bien que Google Drive offre des résultats plus riches et variés, ils sont moins structurés, ce qui génère de la frustration et allonge les délais de recherche.
• Limites d’Excel : L’utilisation d’Excel révèle ses faiblesses en matière de recherche, de navigation, de maintenance et d’accessibilité. La dépendance aux propriétaires des fichiers rend l’outil peu fiable et inadapté aux besoins de l’équipe.

Les tests réalisés ont également mis en évidence la nécessité d’adopter un second outil de gestion, plus adapté que Google Drive, comme Notion, qui constitue une solution potentielle.

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2. La mise en place de Notion

Notion a été choisi comme un outil de gestion interne et notamment pour la mise en place de la structure répertoire car cela répond mieux aux attentes. À partir de là, j’ai commencé à poser la structure du répertoire, afin de la tester auprès des premiers utilisateurs : les designers. En fonction des besoins identifiés, ce répertoire se compose en trois volets :

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1. Page librairie archive

Une librairie qui archive les ressources existantes. Le but est d’immigrer les ressources existantes issues de l’Excel.

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2. Page répertoire UX

Un nouveau répertoire UX, conçu pour être utilisé lors des nouvelles recherches menées uniquement par les designers.

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3. Page feedback Sales et Support

Créer une base de données transverse de feedback, dont les équipes sales et support seraient responsables.

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Pour valider cette première version du répertoire UX et ancrer le répertoire dans les pratiques quotidiennes de l’équipe, j’ai organisé un atelier collaboratif.

Le déroulement a été :

• Présenter la structure et recueillir leurs retours,
• Définir ensemble le moment clé pour alimenter le répertoire UX afin de favoriser son adoption en continue,
• Établir les responsabilités (collaborateurs, référents) et envisager des rituels réguliers pour la maintenance du répertoire et le partage des nouvelles ressources,
• Réfléchir aux critères de succès tels que le taux d’usage et l’implication des différentes parties prenantes.

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3. Une meilleure collaboration et organisation

Nous avons effectué plusieurs ateliers pour clarifier les périmètres de collaboration entre designers et product managers.

Ces ateliers nous ont permis de :

• Échanger sur nos compétences complémentaires et clarifier nos périmètres respectifs.
• Exprimer nos besoins de collaboration lors des phases de Discovery.

Sur l’outil Miro, nous avons travaillé sur un processus à partir d’un cas d’étude réel, impliquant les designers et product managers, dans le but de formaliser une méthode idéale pour nos futurs projets et travailler en collaboration pour compléter les livrables.

La conclusion

Ce nouveau répertoire UX offre plusieurs bénéfices aux designers :

• La possibilité d’ajuster la structure et l’organisation des données en fonction des retours recueillis (cadrage, fonctionnalités clés, insights, constats, méthodologie utilisée, etc.).
• Mise en place d’un template pour guider la complétion de chaque ressource de manière uniforme.
• Ajout de propriétés permettant d’attacher chaque ressource à un mot-clé commun par sujet, insight, fonctionnalité, parcours, facilitant ainsi son classement dans la base de données.

Pour moi, ce projet a été une réalisation dont je suis fière, et tout ce parcours a permis de tester les besoins de l’équipe tout en mettant en lumière les éléments clés impactant l’usage d’une base de données de manière saine et uniforme

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